Von Mittelständlern in der DACH-Region geschätzt

docuvita DMS & Prozess-digitalisierung: Schluss mit dem Dokumentenchaos im Mittelstand

Mit docuvita DMS strukturieren wir Ihre Dokumentenablage, digitalisieren Workflows und automatisieren Abläufe – GoBD-konform, DSGVO-sicher und nahtlos integriert in Myfactory ERP. Für Mittelstandsunternehmen, die mehr Geschwindigkeit und weniger Aufwand wollen.

Jetzt zum Digital Check

Ein Mitarbeiter der In der docuvita DMS eine Rechnung anschaut

Problem

Typische DMS-Probleme im Mittelstand: Warum Dokumentenmanagement ohne System scheitert

Ohne strukturiertes Dokumentenmanagementsystem liegen Rechnungen, Verträge und E-Mails verstreut in Ordnerlaufwerken und Postfächern. Freigaben verzögern sich, Wissen geht verloren – und Ihr Team verschwendet wertvolle Arbeitszeit mit Suchen statt Arbeiten. docuvita DMS löst genau diese Probleme.

Lange Dokumenten-Suchzeiten – Mitarbeiter verlieren Stunden in Ordnerlaufwerken

Ohne DMS-Volltextsuche verbringen Mitarbeiter täglich wertvolle Zeit mit der Suche in Ordnern, E-Mails und Ablagen. docuvita findet jedes Dokument in Sekunden – per Volltextsuche über alle Inhalte.

Verzögerte Freigabeprozesse – manuelle Dokumenten-freigabe bremst Entscheidungen aus

Rechnungen, Verträge und Bestellungen warten tagelang auf Unterschriften und Genehmigungen. Mit automatisierten docuvita Freigabe-Workflows laufen Genehmigungsprozesse digital – schneller, nachvollziehbar und ohne Papierstapel.

Wichtiges Wissen in E-Mail-Postfächern – unkontrollierte Dokumentenablage im Mittelstand

Vertragsdetails im Postfach von Kollege A, Angebote bei Kollege B – und niemand hat den Überblick. docuvita archiviert E-Mails und Anhänge automatisch zentral und macht sie für alle Berechtigten sofort auffindbar.

Fehleranfälligkeit durch manuelle DMS-Prozesse – doppelte Arbeit und Compliance-Risiken

Mit docuvita DMS sind alle Dokumente jederzeit per Volltextsuche auffindbar, Freigabe-Workflows laufen automatisch und Entscheidungen werden schneller getroffen – GoBD-konform, DSGVO-sicher und nahtlos in Myfactory ERP integriert. Keine Zukunftsmusik, sondern Ihre neue Realität.

Zielbild

So sieht es nach der Digitalisierung aus.

Stellen Sie sich vor, Ihre Dokumente sind jederzeit griffbereit, Workflows laufen reibungslos und Entscheidungen werden schneller getroffen. Das ist keine Zukunftsmusik, sondern Ihre neue Realität.

Schnelle Dokumentensuche

Automatisierte Workflows

Unsere Lösung

docuvita DMS, digitale Workflows & Automatisierung: Ihre digitale Schaltzentrale für den Mittelstand

Als zertifizierter docuvita Partner implementieren wir für Mittelstandsunternehmen eine vollständig integrierte DMS-Lösung – mit strukturierter Dokumentenablage, automatisierten Freigabe-Workflows und intelligenter Prozessautomatisierung. GoBD-konform, DSGVO-sicher und nahtlos in Myfactory ERP integrierbar.

docuvita DMS – revisionssichere Dokumentenverwaltung für den Mittelstand

docuvita archiviert alle Dokumente zentral, revisionssicher und GoBD-konform – mit automatischer Versionierung, granularer Rechteverwaltung und Volltextsuche über alle Inhalte.

Digitale docuvita Workflows – automatisierte Freigaben und Genehmigungsprozesse

Mit docuvita Workflows laufen Rechnungsfreigaben, Vertragsmanagement und Qualitätsdokumentation vollautomatisch – ohne Papier, ohne manuelle Weiterleitungen, mit lückenlosem Audit-Trail.

Intelligente DMS-Automatisierung – manuelle Aufgaben eliminieren, Systeme verbinden

docuvita automatisiert wiederkehrende Aufgaben, sendet Erinnerungen und Eskalationen und übergibt Daten nahtlos an Myfactory ERP – für einen durchgängigen, medienbruchfreien Informationsfluss im gesamten Unternehmen.

docuvita DMS Anwendungsbeispiele: So digitalisieren Mittelstandsunternehmen ihre Dokumentenprozesse

Diese drei Praxisbeispiele zeigen, wie mittelständische Unternehmen mit docuvita DMS konkrete Dokumentenprozesse digitalisieren – von der Eingangsrechnung über das Vertragsmanagement bis zur digitalen Personalakte. Schnell umsetzbar, messbar wirksam.

Use Case 1

Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit docuvita – automatisch erfassen, prüfen und freigeben

Mit docuvita DMS werden Eingangsrechnungen automatisch per OCR erfasst, zur Prüfung weitergeleitet und digital freigegeben – vollständig digital, GoBD-konform und revisionssicher archiviert. Zahlungsverzögerungen und manuelle Eingaben gehören der Vergangenheit an.

Docuvita bei der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung

Effiziente Rechnungsbearbeitung auf einen Blick.

Use Case 2

Digitale Vertragsfreigabe mit docuvita – rechtssicher, transparent und beschleunigt

Mit dem docuvita Vertragsmanagement werden Verträge digital erstellt, zur Prüfung weitergeleitet, rechtsverbindlich freigegeben und revisionssicher archiviert – transparent, nachvollziehbar und ohne Medienbrüche. Geschäftsabschlüsse werden messbar beschleunigt.

docuvita DMS – digitale Vertragsfreigabe mit automatisiertem Workflow

Sichere und schnelle Vertragsfreigabe.

Use Case 3

Digitale Personalakte mit docuvita – DSGVO-konform, sicher und jederzeit verfügbar

Mit docuvita verwalten Sie alle Mitarbeiterdokumente – Arbeitsverträge, Zeugnisse, Gehaltsabrechnungen – DSGVO-konform, mit granularen Zugriffsrechten und revisionssicher archiviert. HR-Prozesse werden effizienter, der administrative Aufwand sinkt messbar.

Übersichtliche und sichere Personalverwaltung.

Leistungsbausteine

docuvita DMS Einführung: Von der Analyse bis zum Support – unser Vorgehen für den Mittelstand

Als zertifizierter docuvita Partner begleiten wir Sie in sechs strukturierten Schritten von der ersten Prozessanalyse bis zum laufenden DMS-Betrieb – risikoarm, praxisnah und mit schnellen ersten Ergebnissen.

docuvita DMS Einführungsprozess – 6 Schritte von Analyse bis Support für den Mittelstand

Schritt 1

docuvita DMS Analyse & Prozessaufnahme

Wir analysieren Ihre bestehenden Dokumentenprozesse, Ablagestrukturen und Systemlandschaft – und identifizieren konkret, wo docuvita DMS den größten Mehrwert für Ihren Mittelstandsbetrieb bringt."

Schritt 2

docuvita DMS Systemauswahl & Architektur

Wir wählen die passende docuvita Konfiguration und gestalten die optimale DMS-Architektur für Ihre Prozesse – inklusive Planung der Schnittstellen zu Myfactory ERP und weiteren Systemen.

Schritt 3

docuvita Implementierung & Systemintegration

Wir implementieren docuvita DMS technisch, konfigurieren alle Workflows und Freigabeprozesse und integrieren das System nahtlos in Ihre bestehende IT – inklusive Myfactory ERP-Schnittstelle.

Schritt 4

Dokumenten-Migration in docuvita

Wir überführen Ihre bestehenden Dokumente aus Ordnerlaufwerken und Altsystemen sicher und strukturiert in docuvita – mit einem detaillierten Migrationskonzept, das Datenverluste zuverlässig verhindert.

Schritt 5

docuvita Schulung & Change Management

Mit der Fisel Academy schulen wir Ihre Mitarbeiter praxisnah auf docuvita – vor Ort, im Schulungszentrum Heilbronn oder per Online-Webinar. Begleitendes Change Management sichert die Nutzerakzeptanz.

Schritt 6

docuvita Betrieb, Support & Weiterentwicklung

Nach dem Go-live sichern wir den reibungslosen docuvita Betrieb, stehen als fester Ansprechpartner für Support zur Verfügung und entwickeln Ihre DMS-Lösung kontinuierlich mit Ihren Anforderungen weiter.

Vertrauen

Warum fisel.digital als zertifizierter docuvita DMS Partner für den Mittelstand?

25+ Jahre DMS & Digitalisierungserfahrung – pragmatische Lösungen für den DACH-Mittelstand

Als zertifizierter docuvita Partner mit über 25 Jahren Erfahrung und 400+ Mittelstandskunden in der DACH-Region wissen wir, worauf es ankommt: keine theoretischen Konzepte, sondern praktikable DMS-Lösungen, die schnell Ergebnisse liefern und Ihren Alltag spürbar entlasten.

Häufige Fragen zur docuvita DMS Einführung im Mittelstand

Sie haben Fragen zu docuvita DMS, Kosten, Datenschutz oder Integration? Hier finden Sie die häufigsten Fragen unserer Mittelstandskunden – direkt und konkret beantwortet.